Reporting : la méthode ROKS Express pour choisir les bons KPI pour son business

Le défi de très nombreux décideurs n’est pas tellement de trouver des indicateurs de performance clés (KPI), mais plutôt de sélectionner un nombre restreint de KPI pertinents pour se focaliser sur l’essentiel. Décryptage…

Les deux (mauvais) scénarios de la sélection des KPI dans l’entreprise

Lorsqu’il s’agit de définir les KPIs qui permettront de mesurer le succès des actions, initiatives et campagnes, les entreprises adoptent généralement l’une des deux approches suivantes :

• Débat lors d’une réunion. Les participants tentent de parvenir à un consensus, souvent après de longs débats, sur les indicateurs les plus importants à mesurer. Il n’est pas rare que des indicateurs potentiellement utiles soient écartés sous prétexte qu’ils sont « trop complexes », ou tout simplement parce que la réunion s’éternise ou que l’on dispose déjà de nombreux KPI. La liste finale est souvent établie en fonction des problèmes urgents du moment ou d’intuitions personnelles, ce qui rend le choix sujet à controverse et susceptible de modifications fréquentes après un l’accord initial.
• Absence de décision claire pour réduire la liste des KPI : dans certaines entreprises, la définition des KPI puise dans l’exhaustivité. On mesure tout ce qui est mesurable, indépendamment de la pertinence et de l’intérêt pour le business. Cela se traduit par une charge de travail excessive pour ceux qui préparent les rapports et les tableaux de bord, ainsi qu’une surcharge cognitive pour ceux qui doivent les utiliser.

Heureusement, il existe une méthode structurée et simplifiée qui permet de rationaliser le processus de présélection des KPI.

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4 étapes pour choisir les bons indicateurs de performance

Le processus de présélection des KPI est en réalité assez simple et se décompose en quatre étapes. Commencez avec la liste des indicateurs de performance que vous avez compilée, puis déroulez :

Élimination des KPI les moins performants en utilisant les questions de filtrage suivantes :

• Ce KPI mesure-t-il quelque chose que nous devons absolument améliorer ?
• Avons-nous la capacité d’améliorer cet indicateur ? Exerçons-nous une influence suffisante sur cet aspect ? Ne s’agit-il pas d’une variable exogène, sur laquelle nous n’avons pas la main ?
• Est-ce un indicateur que nous envisageons de mesurer à l’avenir (peut-être quand l’entreprise aura grandi ou sera plus mature sur le plan technologique), et qui n’a pas forcément d’intérêt aujourd’hui ?

Évaluation de chaque KPI potentiel en le notant sur une échelle de 1 à 10 selon deux critères :

• Quelle est l’importance de ce KPI pour atteindre nos objectifs stratégiques ?
• Quelle est la facilité de mesure et de calcul de ce KPI ?

Calcul du score de priorité : multipliez les deux scores obtenus pour chaque KPI afin de déterminer son « score de priorité ».

Classement des KPI selon leur score de priorité : un score de 100 indique un KPI indispensable. Poursuivez le classement selon le score de priorité jusqu’à ce qu’un consensus soit trouvé sur les KPIs à trouver.

Cette méthode fait partie de la démarche ROKS Express™. Il s’agit d’une approche structurée et accélérée pour l’optimisation des processus business. Elle se concentre sur l’amélioration continue et rapide des performances en identifiant les inefficacités, en les éliminant et en intégrant des solutions technologiques et des pratiques de gestion avancées.

Cette méthode utilise des techniques d’analyse de données pour évaluer les processus existants, déterminer les goulets d’étranglement et proposer des améliorations concrètes. Elle vise à implémenter des changements significatifs dans un laps de temps réduit, souvent en utilisant des sessions de travail intensives appelées « sprints », qui permettent de réaliser des progrès tangibles rapidement et de générer des Quick Wins.