Rédaction BtoB leaders 
Votre contact annonce deux semaines de congés alors que vous êtes en phase finale pour la signature. Votre projet de 6 mois et 200 K€ se retrouve suspendu : budget validé, périmètre défini, planning accepté… mais pas (encore) de signature.
Le risque est évident : report, démobilisation potentielle, risque de remise en question par d’autres services qui n’étaient pas encore impliqués, etc. Voici comment maintenir le cap pendant cette période critique.
Cartographiez les validations obtenues service par service
L’absence de votre contact rend vulnérables toutes les validations déjà obtenues. Chaque service peut profiter de ce vide pour rouvrir des points actés. Seul un mapping rigoureux et précis des accords pourra empêcher cette « régression ».
Pour la DSI, listez les validations techniques : architecture validée le 15/01, tests de charge effectués, compatibilité RGPD vérifiée. Formalisez par email les conclusions de la DSI : « Suite au comité technique, confirmation de la compatibilité avec votre infrastructure et respect des standards de sécurité ».
À lire également : Vente B2B : mon taux de closing est trop bas… comment investiguer ?
Côté Finance, documentez le processus budgétaire : présentation au contrôle de gestion, calcul du ROI validé, inscription au budget de l’année, etc. Attention au format : les équipes Finance exigent des documents officiels. Un email de confirmation ne suffit pas, il faut le document budgétaire signé.
Les Opérations ont probablement validé le planning de déploiement. Rappelez les étapes acceptées : formation des équipes en mai, phase pilote en juin, déploiement complet en septembre. Chiffrez l’impact d’un report : perte de productivité, coûts supplémentaires de maintenance de l’existant, etc.
Les RH ont peut-être validé le plan de formation ou les modifications de fiches de poste. Documentez ces accords : nombre d’heures de formation acceptées, impact sur les évaluations annuelles, nouveaux indicateurs de performance validés.
Cette cartographie des validations montre qu’un retour en arrière coûterait plus cher que d’avancer. Elle protège aussi contre les tentatives de certains services de profiter de l’absence pour renégocier des points déjà actés.
Établissez un plan de continuité du projet avec l’ensemble des acteurs
L’absence de votre contact ne doit pas bloquer les autres intervenants du projet. Chacun doit pouvoir avancer sur sa partie pendant ces deux semaines. Misez sur un plan de continuité pour préserver la dynamique globale.
Commencez par une réunion de cadrage avec le chef de projet côté client. Listez les livrables attendus pendant l’absence : spécifications techniques à valider par la DSI, contrats à relire par le juridique, planning de formation à confirmer avec les RH. Pour chaque livrable, identifiez qui peut donner son accord.
Envoyez un email récapitulatif à tous les participants : « Action requise pour le 15/03 : validation du planning de formation par Marie des RH. Action requise pour le 20/03 : confirmation des spécifications techniques par Thomas de la DSI ». Cette formalisation évite les malentendus et rend chacun responsable de sa partie.
Identifiez aussi les points bloquants qui nécessitent vraiment votre contact. Exemple : seul lui peut valider le budget final. Documentez ces points pour une validation groupée à son retour : « Points à valider au 28/03 : budget définitif, date de démarrage, KPIs de suivi ».
Fixez enfin une réunion de reprise la veille de son retour avec tous les contributeurs. Objectif : faire le point sur les avancées de chaque service et préparer les arbitrages nécessaires. Cette réunion permet d’optimiser la reprise en main du projet par votre contact.
Ce plan de continuité transforme cette période traditionnellement « morte » en phase productive et utile pour la finalisation des détails. Le projet avance sur les aspects techniques et administratifs pour faciliter la tâche à votre contact.
