Agent de prospection IA de HubSpot : fonctionnement, configuration et prix

Pour personnaliser les emails de prospection et maximiser le taux d’ouverture et de réponse, les commerciaux doivent d’abord se renseigner sur chaque prospect : ses interactions passées avec l’entreprise, l’actualité de son organisation (levée de fonds), etc. Ce travail de recherche prend du temps, si bien que les équipes commerciales doivent arbitrer entre le nombre de prospects contactés et la pertinence de leurs messages.

Avec l’agent de prospection IA intégré à son CRM, HubSpot propose d’automatiser cette prospection personnalisée tout en laissant aux commerciaux la main sur le ciblage, le ton des messages et la validation finale.

Quelles sont les tâches automatisables par l’agent de prospection IA de HubSpot ?

L’agent de prospection de HubSpot prend en charge les trois étapes de la prospection sortante (outbound) que les commerciaux mènent habituellement à la main : la recherche d’informations sur les entreprises et les contacts, la rédaction des emails et leur envoi, relances comprises.

1. La recherche d’informations sur les entreprises et les contacts

L’agent de prospection IA de HubSpot exploite les données du CRM et les signaux d’activité des entreprises ciblées pour recommander des prospects à contacter. Ses recherches tiennent compte de l’historique de la relation commerciale et des événements susceptibles de justifier une prise de contact :

• Dans le CRM, l’agent examine les interactions associées aux fiches de contacts sur les 12 derniers mois, notamment les formulaires qu’ils ont remplis, les pages qu’ils ont consultées, le contenu des appels et des réunions ainsi que les notes enregistrées par les commerciaux, le cas échéant ;
• À l’extérieur du CRM, l’agent surveille les signaux retenus pour les entreprises ciblées, par exemple l’annonce d’une levée de fonds ou le lancement d’un nouveau produit. Il peut également repérer les entreprises qui se renseignent sur des sujets liés à votre offre, à partir des visites enregistrées sur les sites du réseau de données HubSpot. Ces visites sont associées aux entreprises grâce aux adresses IP des visiteurs.

Le commercial retrouve ensuite sur HubSpot les entreprises recommandées avec les signaux détectés. L’outil lui recommande des contacts priorisés, avec le motif de sollicitation pour « réchauffer » l’approche. Il peut aussi consulter la date de la dernière prise de contact avec un interlocuteur de l’entreprise, puis décider de la suite à donner sur la base de ces informations.

2. La rédaction d’emails de prospection personnalisés

Une fois que le commercial (ou un workflow automatique) a inscrit le contact auprès de l’agent de prospection, ce dernier rédige une série d’emails personnalisés en croisant deux sources d’informations :

• Les résultats de ses recherches, c’est-à-dire l’historique du contact dans le CRM et les signaux d’intention repérés sur son entreprise, dont il tire le motif de la prise de contact ;
• Les informations que l’équipe commerciale a renseignées sur son offre, sa proposition de valeur et les problèmes qu’elle résout pour ses clients.

Avant l’envoi, le commercial peut modifier le texte des brouillons, régénérer un email en particulier ou demander à l’agent une nouvelle série complète.

3. L’envoi des messages et des relances

L’agent de prospection envoie ses emails depuis la boîte de réception connectée du commercial désigné comme expéditeur. Les réponses des prospects arrivent aussi directement chez ce commercial. Le rythme des relances dépend du fonctionnement que l’équipe a retenu :

• En mode « séquence », l’agent suit les étapes et les délais que l’équipe a définis à l’avance sur l’ensemble des canaux ;
• En mode « adaptatif », il ajuste le moment et le contenu de chaque relance selon les actions du prospect, son engagement et les nouveaux signaux repérés sur son entreprise.

Dans les deux modes, l’agent désinscrit le contact dès que celui-ci répond à un email ou prend un rendez-vous. Le commercial peut suivre l’avancement de chaque sollicitation dans la vue des contacts de l’agent. Les statuts « Prêt pour révision », « En cours » ou encore « Terminé » renseignent sur l’état de la prise de contact.

Comment configurer l’agent de prospection IA de HubSpot ?

Dans HubSpot, l’agent de prospection se trouve dans le menu « Plus », sous « Vente », puis « Agent de prospection ». Avant toute configuration, l’administrateur du compte doit, dans les paramètres d’IA, donner aux utilisateurs l’accès aux outils d’IA et autoriser l’IA de HubSpot à exploiter les données du CRM, les conversations clients et les fichiers dont l’agent a besoin pour fonctionner.

Si l’équipe commerciale hésite ensuite sur la manière de cibler ses prospects, elle peut demander à Breeze Assistant, l’assistant IA conversationnel de HubSpot, de l’aider à définir un ciblage adapté à ses objectifs.

1. Définir son offre et les profils de prospects à cibler par HubSpot

L’agent de prospection IA de HubSpot travaille à partir de scénarios, c’est-à-dire un ensemble d’instructions qui encadrent ses recherches et ses prises de contact. Seuls les super administrateurs du compte HubSpot et les utilisateurs disposant de l’autorisation « Accès à l’agent de prospection » peuvent en créer.

Chaque scénario peut être configuré à partir de deux onglets :

• Dans l’onglet « Contexte de vente », l’équipe commerciale décrit l’offre de l’entreprise, sa proposition de valeur et les problèmes qu’elle adresse. Pour gagner du temps, l’utilisateur peut saisir l’adresse du site web de l’entreprise et laisser Breeze préremplir ces informations (qui restent modifiables au besoin). Il choisit ensuite dans le menu « Quels produits et services voulez-vous vendre ? » les offres que l’agent doit mettre en avant dans ce scénario ;
• Dans l’onglet « Audience », l’équipe sélectionne d’abord les entreprises cibles sous forme de segments (ex-listes sur HubSpot), c’est-à-dire des groupes de fiches d’entreprises réunies selon des critères (plus ou moins) homogènes comme le secteur d’activité ou la taille. Elle retient ensuite les signaux d’intention que l’agent IA doit surveiller sur ces comptes. Elle désigne enfin les personas cibles rattachés aux fiches de contacts par la propriété « Buyer persona ».

L’équipe commerciale peut créer plusieurs scénarios pour adapter l’offre et le ciblage à chacun de ses marchés. Par exemple, si l’entreprise commercialise un logiciel de gestion auprès des PME industrielles et des cabinets d’expertise comptable, elle peut consacrer un scénario à chaque cible, avec sa propre proposition de valeur, ses propres segments et ses propres personas.

2. Choisir les contacts à inscrire dans l’agent

Pour chaque scénario, l’équipe commerciale décide si l’agent de prospection propose lui-même des contacts ou si elle les choisit à la main ou par des règles d’inscription automatique :

• Les suggestions de l’agent : si l’équipe autorise l’agent à rechercher des contacts dans l’onglet « Audience », il propose jusqu’à trois interlocuteurs correspondant aux personas cibles dans chaque entreprise qui présente des signaux d’intention, dans la limite quotidienne de suggestions fixée par l’équipe ;
• L’inscription manuelle : depuis la page de l’agent de prospection HubSpot, le commercial sélectionne des contacts, ou des entreprises dans lesquelles l’agent cherche jusqu’à trois interlocuteurs correspondant aux personas. Il choisit ensuite le scénario à appliquer et consulte un aperçu du calendrier des envois avant de lancer l’inscription. Il peut aussi demander à Breeze d’inscrire un contact dans un scénario, puis approuver l’opération ;
• L’inscription automatique : dans les automatisations de l’agent, l’équipe définit les situations dans lesquelles un contact rejoint un scénario sans intervention humaine, à savoir la consultation de certaines pages du site, la soumission d’un formulaire, l’ajout du contact à une liste ou l’absence d’interaction depuis un nombre de jours prédéfini.

Même lorsque l’agent recherche lui-même des contacts, le commercial peut continuer à en inscrire à la main.

3. Personnaliser les consignes de rédaction

En mode « adaptatif », l’agent de prospection rédige tous les emails en autonomie, dans le cadre que l’équipe commerciale fixe dans les paramètres du scénario :

• Le ton : l’équipe impose un ton prédéfini, par exemple professionnel ou serviable, ou demande à l’agent de reprendre le ton de marque configuré dans HubSpot pour les emails commerciaux de l’entreprise ;
• La langue : si l’équipe active la communication multilingue, l’agent écrit dans la langue préférée du contact lorsqu’elle figure sur sa fiche. À défaut, il écrit dans la langue « de secours » choisie par l’équipe ;
• Les appels à l’action : l’équipe met à la disposition de l’agent un lien de prise de rendez-vous, un document HubSpot ou une URL, et l’agent décide, selon le contexte de chaque échange, du moment où il les utilise ;
• Les instructions avancées : l’équipe peut ajouter des consignes libres pour orienter l’argumentaire, par exemple privilégier la relation et la valeur apportée au prospect. Ces consignes ne peuvent toutefois pas modifier la fréquence des envois réglée par l’équipe.

En mode « séquence », l’utilisateur peut modifier le contenu de chaque email automatique. Il peut aussi opter pour un objet dynamique, rédigé par l’IA, et insérer dans le corps du message des blocs intelligents, c’est-à-dire des passages que l’agent rédige à partir des instructions qui lui ont été données pour chaque bloc.

4. Régler la validation des emails et la fréquence des envois

Dans les paramètres de chaque scénario, l’équipe commerciale décide qui envoie les emails de l’agent de prospection, si un commercial doit les approuver avant l’envoi et selon quel calendrier l’agent envoie ses relances :

• L’expéditeur : les emails partent soit de la boîte de réception connectée du commercial responsable du contact dans le CRM (son « propriétaire », dans le vocabulaire de HubSpot), soit de celle d’un seul utilisateur pour l’ensemble des envois. Dans le premier cas, l’équipe désigne aussi un expéditeur de secours, qui prend le relais si le propriétaire du contact n’a pas connecté sa boîte de réception à HubSpot ;
• La validation : l’utilisateur choisit entre la relecture de chaque email avant envoi, et l’envoi automatique sans relecture. Dans le premier cas, l’expéditeur reçoit une notification dans HubSpot dès que le brouillon est prêt, puis le retrouve dans l’onglet « Prêt pour révision » de l’agent ;
• Le rythme des envois : en mode « adaptatif », l’utilisateur fixe le nombre maximum d’emails que l’agent IA de HubSpot peut envoyer à chaque contact, et le nombre minimum de jours entre deux envois. En mode « séquence », l’utilisateur règle le délai entre chaque étape, en jours ouvrables ;
• Les créneaux d’envoi : l’utilisateur peut limiter les envois aux jours ouvrables et à une plage horaire, puis choisir le fuseau horaire que l’agent IA de HubSpot applique lorsque celui du contact n’est pas renseigné.

Si l’équipe modifie un scénario en cours de route, les changements ne s’appliquent qu’aux contacts qui ont été inscrits a posteriori.

Combien coûte l’agent de prospection IA de HubSpot ?

L’agent de prospection est disponible avec les abonnements HubSpot Starter, Pro et Entreprise, et son utilisation consomme 100 crédits par lead pour lequel il recommande une prise de contact, soit un tarif affiché de 1 € par lead. Les crédits sont consommés lorsque l’agent génère les messages personnalisés destinés au prospect, qu’il ait été recommandé par l’agent ou inscrit manuellement par un commercial.

Les 100 crédits couvrent la recherche et les prises de contact, relances comprises, pendant la séquence de prospection. La consommation ne dépend donc pas de l’obtention d’une réponse ou d’un rendez-vous.

Les comptes qui bénéficient du modèle tarifaire actuel basé sur les licences disposent de crédits inclus dans leur abonnement. Leur quantité dépend de la formule et du modèle tarifaire applicables au compte, et ces crédits peuvent aussi servir aux autres fonctionnalités IA de HubSpot. Attention : si les crédits se renouvellent chaque mois, les crédits inutilisés ne sont pas reportés.